CONSULTORÍA EMPRESARIAL SUÁREZ & ASOCIADOS, en atención a que dentro de los tres primeros meses del año debe llevarse a cabo la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, durante la cual se presentan los Estados Financieros de la compañía, considera importante resaltar los aspectos que se deben tener en cuenta en la celebración de la reunión ordinaria anual.

Así mismo es fundamental que los órganos de administración de la sociedad revisen el cumplimiento de las obligaciones de la compañía.

Para preparar la próxima Asamblea o Junta Ordinaria, deberán realizar las siguientes tareas específicas, a saber:

En el caso de sociedades anónimas o asimiladas, se deberá celebrar una reunión de Junta Directiva que acometa la revisión de los Estados Financieros, Informe de Gestión, proyecto de distribución de utilidades, entre otros;     Preparar y remitir las cartas de convocatoria a los socios o accionistas, con la antelación debida;     Solicitar al Revisor Fiscal que rinda dictaminen sobre los Estados Financieros;     Preparar el Informe de Gestión con la información exigida por la ley y que el Representante Legal presenta conjuntamente con la Junta Directiva.

La Convocatoria a los Accionistas o Socios debe realizarla el Representante Legal, por regla general, con no menos de quince días hábiles anteriores a la reunión sin contar el día de la convocatoria y el día de la reunión.

La convocatoria debe efectuarse utilizando el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, fax, e-mail, etc.), siendo conveniente que se deje prueba de la respectiva citación.

A falta de estipulación estatutaria se realizará mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.

Es preciso tener en cuenta que las fallas en la convocatoria producen INEFICACIA, es decir, las decisiones adoptadas en la reunión no producen efecto jurídico, sin necesidad de declaración judicial (artículos 190, 433 y 897 del Código de Comercio).

La convocatoria debe contener, entre otros asuntos:

Es pertinente recordar que los administradores deben rendir cuentas comprobadas de su gestión, por lo cual presentarán ante la Asamblea o Junta General Ordinaria, los siguientes documentos:

Sobre el Informe de Gestión éste deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad y las indicaciones sobre: los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad y las operaciones celebradas con los socios y con los administradores, así como el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

Como aspectos importantes en relación con los Estados Financieros, recordamos que:

Al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades están obligadas a hacer corte de cuentas y a preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados, acompañados de: Opinión profesional correspondiente (dictamen), si ésta existiere y Notas de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Por consiguiente, en la próxima reunión ordinaria de socios o accionistas, se debe presentar a consideración de los presentes, los siguientes estados financieros:

En cuanto a la publicidad de los Estados Financieros, resaltamos que la normatividad vigente dispone que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, debe depositarse copia de éstos junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social.

Las decisiones de la Junta de Socios o de la Asamblea se harán constar en ACTAS aprobadas por la misma, o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.

Así mismo, y para efectos prácticos, adjuntamos un listado de algunas actividades que deben ser desarrolladas por la sociedad durante la vida de la misma, algunas de ellas en especial en el primer trimestre del año, a fin de dar cumplimiento a las normas comerciales, fiscales y laborales.

a. La Superintendencia de Sociedades en cumplimiento de sus funciones de inspección, vigilancia y control está realizando labores preventivas en aras de revisar el estado actual de las compañías y la forma en que atienden sus obligaciones de ley.

Por tanto, les informamos que será una práctica normal y reiterada de ésta entidad, enviarles encuestas a diligenciar y solicitarles el envío de documentación, tales como el Informe de Gestión presentado ante la Asamblea o Junta de Socios, pues a través de tales mecanismos la Superintendencia busca conocer y profundizar en el funcionamiento interno de las empresas, y así contribuir a PREVENIR los inconvenientes que se presentan en el mundo empresarial debido al manejo informal en el cumplimiento de sus compromisos legales.

b.De igual forma, cómo se los manifestamos en una circular anterior, el pasado 5 de diciembre, entró en vigencia en Colombia la Ley 1258 de 2008, sobre Sociedades por Acciones Simplificadas, que presenta una serie de ventajas frente a los demás tipos sociales regulados en el Código de Comercio Colombiano, entre ellos:

Estaremos atentos a sus comentarios y gustosamente atenderemos sus inquietudes y prestaremos la ayuda que requieran, tanto en la preparación como en la celebración de sus Asambleas o Juntas, así como la asesoría necesaria en el caso de reformas estatutarias, por ejemplo, aquellas tendientes a la transformación de su actual estructura societaria al nuevo tipo social de las Sociedades Por Acciones Simplificadas.