CIRCULAR JURÍDICA No. 54

PROTOCOLO DE FAMILIA

Suárez & Asociados (1), ante la inquietud de varios de nuestros clientes sobre el alcance de un Protocolo de Familia, quiere recordarles algunos de sus conceptos básicos, que les permitirán revisar su situación empresarial y familiar para considerar de manera eventual la adopción de un Protocolo, tal como hemos tenido oportunidad de apoyar a múltiples empresas en países como Colombia, Ecuador, Venezuela y Perú, entre otros.


¿QUÉ ES EL PROTOCOLO DE FAMILIA?

El Protocolo nace por la decisión de un visionario que percibe en este instrumento un medio eficaz para convocar a la familia en su visión del negocio, buscando el fortalecimiento familiar (cultura, valores, historia, necesidades) y proyectando a la empresa tales acuerdos, armonizando intereses en las esferas de Familia, Propiedad y Gestión, precaviendo conflictos o fijando lineamientos que busquen soluciones negociadas.

En este marco es un Instrumento de Concertación Familiar en las empresas familiares (EF) en el cual se plasma “la misión, visión y valores de la familia, la relación entre familiares, y sus políticas con respecto a la empresa” (2) , en aras de la continuidad de la misma. Se crea por voluntad de las partes y contiene elementos contractuales y aspectos no jurídicos de naturaleza ética y moral, generando obligaciones en los mismo ámbitos normativos.

¿QUIÉNES INTERVIENEN?

Por la nueva forma de concebir la EF, nuestra experiencia nos indica que sólo los parientes por consanguinidad, propietarios actuales o potenciales (independientemente de su edad o preparación (3)) deben participar en su elaboración y aprobación, procurando que las ideas y aportes de los demás miembros de la familia sean escuchados y tenidos en cuenta, para que la voluntad conciliada y mayoritaria se vea plasmada en el documento final.

¿CUÁL ES EL CONTENIDO?

Las cláusulas varían dependiendo de las necesidades de cada familia, y comprenden (entre otros) la cultura familiar, la manera como se llevan las relaciones intrafamiliares, los mecanismos a seguir para solucionar los conflictos que se presenten, las visiones que se tenga respecto al futuro de la compañía,; y otra serie de variables específicas de la familia, la empresa y la propiedad. Dado que no existen pautas obligatorias que las EF deban seguir, resulta útil mencionar algunos aspectos generales de contenido, tales como:

1. Declaración de Propósito. Explicita el origen de la empresa, su historia, el deseo de concertar la supervivencia de la familia y la empresa, el proceso y actores que acometieron elaborar el Protocolo, etc.

2. Valores. Entendidos como cualidades que tiene la familia y que quiere legar a las generaciones venideras y a la empresa; reflejan no sólo lo que la familia quiere transmitir a la empresa, sino aquello que se quiere de la misma, que se concreta en la misión y la visión (4) de la compañía, y que la encauzará al asumir retos concretos del desarrollo empresarial.

3. Tipo de EF que se quiere ser. Considera la naturaleza de la EF, regulando eventos en los ámbitos familiar y empresarial, tales como: participación de la familia en la empresa; órganos de gobierno de la familia y de la empresa; mecanismos para relacionarse y solucionar conflictos; política de beneficios familiares; propiedad empresarial; y planificación de la sucesión.

4. Qué se puede esperar. Se orienta la concertación hacia la actividad empresarial, con el fin de que los familiares conozcan y le transmitan a la empresa directrices sobre temas que incluyen: productos, los clientes, crecimiento, financiación; internacionalización, posicionamiento en el mercado, estructura de responsabilidades de sus miembros, forma legal adoptada, cualidades que deben tener los ejecutivos de la empresa, etc.

5. Cuándo dejar de ser: En la mayoría de los casos no se tiene en cuenta, argumentando precisamente que el Protocolo existe para mantener la continuidad de la EF. No obstante, si no se considera su posibilidad, en el momento de llevar a cabo cambios necesarios (por fenómenos como la globalización o cambios generacionales) se generarán posiblemente traumas en las tres dimensiones de la EF: empresa, familia y propiedad.

6. Otros temas: Cada realidad familiar y empresarial hará que se asuma la concertación sobre particulares aspectos de interés para tal organización y sus titulares, por lo cual la reglamentación tienen variados elementos.

¿CÓMO SE ELABORA EL PROTOCOLO DE FAMILIA?

La elaboración por concertación del Protocolo no debe realizarse a la ligera (5) ; éste requiere de un proceso en el que estando involucrados todos (en los términos indicados) se propongan y establezcan ideas, que de la mano de los interventores, concluirá con la firma de un documento exitoso, aplicable y que deje a los miembros de la EF orgullosos y satisfechos con la labor realizada.

Por ello el Protocolo requiere un estudio de la empresa y la familia, sus características, su historia, la manera en que se han ido desarrollando ambas instituciones y demás aspectos pertinentes, para que su implantación no sea ilusoria ni termine siendo una institución sin peso.

En este punto, e independientemente de la metodología que se emplee para su elaboración, es usual que en su elaboración no participen expertos en temas jurídicos, llegando en ocasiones a asumir compromisos que exceden las regulaciones legales o no se contemplan mecanismos para darle exigibilidad a lo pactado (6).

¿QUÉ PROCESO SIGUE SU ELABORACIÓN?

Veamos cómo se concerta y elabora un Protocolo, para que su cumplimiento, además de poseer el ropaje jurídico necesario para hacerlo exigible, involucre a quienes tienen un interés directo en la continuidad de la EF.

La iniciativa normalmente es fruto del anhelo de unos pocos visionarios (que ven la necesidad de elaborarlo previendo situaciones futuras de inconvenientes comunes) que comunican al resto de la familia su deseo, invitándolos a pensar en asuntos como la necesidad de la armonía entre la empresa y la familia (7).

Cuando se decide que este instrumento va a ser adoptado, el segundo paso es contactar a un grupo asesor especializado (8), quien invita al grupo familiar a unas reuniones donde presenta la problemática de las EF, generando conciencia en los propietarios (actuales o potenciales) sobre su realidad, sus propios problemas, causas del fracaso, casos exitosos y herramientas vigentes para hacerlas viables, estables, profesionales y competitivas.

En las reuniones posteriores, el equipo asesor realiza una serie de preguntas para establecer lo que piensan de la empresa y lo que esperan de ella; los valores y cultura propios de la familia; el manejo de la empresa; la posición sobre ingreso de terceros, sea sólo como partícipes del capital o como dirigentes de la compañía; la transmisión generacional, su proceso y los que van a intervenir en el cambio; en fin, una serie de variables que ayudarán a la familia a establecer claros criterios (familiares, empresariales y de propiedad).

Al analizar el cuestionario, el asesor detecta los problemas que pueden surgir y extrae los puntos que considera fáciles de concertar, comunicándoselos a la familia; así verifica que la concertación no es imposible y que existen puntos de encuentro en la elaboración de la carta de navegación de la EF. Por otra parte, comienza a ahondar en los conflictos detectados, utilizando como herramienta lo que ha conocido del espíritu, valores y cultura familiares, encontrando puntos de convergencia y dando a entender que los integrantes de la familia (por muy disímiles puntos de vista que posean) pueden encontrar pautas comunes que los lleven por un camino de consenso (9).

La elaboración del Protocolo es un proceso que requiere de sumo cuidado, por ello se aconseja no hacerlo en una sola sesión, en aras de la consecución de un documento verdaderamente aplicable que cumpla su cometido a cabalidad; de lo contrario se hablaría de un instrumento de papel que no consulta realidades de la familia ni de la empresa, que sería perfectamente desconocible por carecer de aplicabilidad o en una herramienta inocua que, en vez de dilucidar o afrontar los conflictos, los evada.

Con estos borradores suficientemente conversados, se llega a la firma del Protocolo que tendrá entonces la fuerza suficiente para que (junto con los adecuados mecanismos) sea observado por toda la familia.

APRECIACIÓN FINAL

El Protocolo de Familia es un excelente instrumento para regular relaciones, logrando al tiempo evitar y/o disminuir los efectos negativos que puede traer el manejo inadecuado de conflictos y la falta de planificación de problemas futuros. Por ello, el acto de firmarlo no significa que se haya llegado al final del proceso; se requiere una revisión periódica, pues como documento que refleja los valores e intereses de la familia, está en constante movimiento.

Nada que valga la pena, puede lograrse sin decisión.
Las buenas ideas no se adoptan automáticamente.
Deben ser llevadas a la práctica con valerosa paciencia.
Anónimo

Quedará bajo su arbitrio analizar estos factores, para que la inserción de un Protocolo en la EF ayude a len sus procesos propios; esperamos que para ello estas consideraciones hayan sido de ayuda (10).

Cordialmente,

SUÁREZ & ASOCIADOS
CONSULTORÍA EMPRESARIAL

1. Firma asesora y consultora de empresas nacionales y extranjeras en temas de Inversión Extranjera, Contratación Nacional, Derecho Corporativo, Procesos de Integración Empresarial, Alianzas Estratégicas, Gobierno Corporativo, Acuerdos de Reestructuración y Empresas de Familia.
2.Duque Correa, Maria Cristina. El protocolo en las empresas familiares.  En: www.dinero.com.
3.Hemos podido constatar el gran efecto de transmisión del legado familiar que surge de la participación de abuelos y nietos menores de edad.
4.La misión y la visión constituyen las metas a las cuales se quiere llegar como persona, como familia y como ente económico; el Protocolo ayudará a hacerlas visibles y concretarlas.
5.Estamos en total desacuerdo con Protocolos realizados en concertaciones de fin de semana, donde la familia se reúne una sola vez y allí concertan, elaboran y se generan adhesiones al documento.
6.Por ello sugerimos que independientemente de que el Protocolo sea un elemento de concertación de la familia, se le dé el ropaje necesario para que su cumplimiento sea realizable, máxime en temas delicados (como cláusulas de resolución de conflictos o previsiones de participación de terceros en la empresa), pues han sido frecuentes casos en que se han generado conflictos con Protocolos suscritos, pero que a la luz jurídica de quien asesore a aquel que desee sustraerse de lo pactado, es perfectamente desconocible en la medida en que sus cláusulas no tienen fuerza obligatoria por haber contrariado normas imperativas (de forzosa observancia), legales o estatutarias.
7. Es importante que la iniciativa se dé en las primeras fases de la compañía, pues cuando se llega a posteriores generaciones, donde son muchos los integrantes que intervienen en la empresa, será más complejo establecer puntos de encuentro.
8.Se podría afirmar que el éxito del Protocolo recae en el equipo asesor, quien identificará los puntos de encuentro, construyendo el documento concertadamente. Incluso en la mayoría de los casos, es contraproducente que la misma familia lo elabore (sobre todo en relaciones intrafamiliares complejas).
9. Puede ocurrir que a los miembros de la familia se les asignen proyectos que tengan que ver con la elaboración del Protocolo, lo cual le imprime al proceso un ambiente de inclusión, atendiendo los parámetros que los integrantes quieren que se incluyan en el documento final y que atienda el espíritu de la familia (verdadera puesta en marcha de los valores de los familiares).
10. Para mayor información sobre el tema, les invitamos a consultar el libro “La Empresa Familiar, Estrategias y Herramientas para su sostenibilidad y crecimiento” escrito por Humberto Serna Gómez y Edgar Suárez Ortiz, publicado por la Editorial Temis en el año 2005.
11.Humberto Serna Gómez.  Abogado, M.A. de la Universidad de Stanford. De. D. en Planeación y Política Social de la Universidad de Harvard. Profesor Titular de la Facultad de Administración de la Universidad de Los Andes. Asesor Empresarial en Colombia, Ecuador, Perú, Centro América, Venezuela y Estados Unidos en temas de Planeación Estratégica, Gestión del cambio, Gerencia del Servicio, Indices de gestión Corporate Governance y Empresas de familia.
12.Edgar Suárez Ortiz.  Abogado Socio-economista de la Pontificia Universidad Javeriana, con especialización en Derecho Comercial y Laboral de la misma Universidad. Diplomado en Negociación Profesional CESA, Postgrado en Contratación Internacional - Universidad Castilla La Mancha, Profesor Derecho Empresarial.. Consultor en temas de Derecho Corporativo, Inversión Extranjera, Propiedad Industrial, Corporate Governance, Acuerdos de Recuperación y Empresas de familia.
13.Mónica Restrepo Campiño.  Abogada Investigadora en Empresas de Familia y Gobierno Corporativo.