Como cumplir el proceso disciplinario en una empresa

La Ley 2466 de 2025 definió el procedimiento que todo empleador debe cumplir a la hora de aplicar sanciones disciplinarias a sus trabajadores en virtud del derecho fundamental al Debido Proceso. Específicamente, se debe garantizar y respetar los principios de dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra y non bis in ídem.

Juan Felipe García Castrillón / Socio de Galo Estudio legal/ Galo Estudio Legal Así mismo, en el artículo 7 de dicha Ley se estableció el procedimiento aplicable a todos los procesos disciplinarios, el cual contempla la comunicación formal de la apertura del proceso, la indicación por escrito de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan, así como el traslado de todas las pruebas que fundamentan dichos hechos. Igualmente, debe señalarse un término durante el cual el trabajador o trabajadora pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y aportar las que considere necesarias para sustentar su defensa, plazo que en ningún caso podrá ser inferior a cinco días. Posteriormente, debe emitirse un pronunciamiento definitivo debidamente motivado, identificando las causas o motivos de la decisión, y, de ser el caso, imponerse una sanción proporcional a los hechos u omisiones que la originaron. Finalmente, se debe garantizar la posibilidad de que el trabajador impugne la decisión.

La Ley 2466 de 2025 definió el procedimiento que todo empleador debe cumplir a la hora de aplicar sanciones disciplinarias a sus trabajadores en virtud del derecho fundamental al Debido Proceso. Específicamente, se debe garantizar y respetar los principios de dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra y non bis in ídem.

Así mismo, en el artículo 7 de dicha Ley se estableció el procedimiento aplicable a todos los procesos disciplinarios, el cual contempla la comunicación formal de la apertura del proceso, la indicación por escrito de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan, así como el traslado de todas las pruebas que fundamentan dichos hechos. Igualmente, debe señalarse un término durante el cual el trabajador o trabajadora pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y aportar las que considere necesarias para sustentar su defensa, plazo que en ningún caso podrá ser inferior a cinco días. Posteriormente, debe emitirse un pronunciamiento definitivo debidamente motivado, identificando las causas o motivos de la decisión, y, de ser el caso, imponerse una sanción proporcional a los hechos u omisiones que la originaron. Finalmente, se debe garantizar la posibilidad de que el trabajador impugne la decisión. ¿Cómo cumplir este procedimiento establecido en la Reforma Laboral?

Cada empleador debe contar con un capítulo de procesos disciplinarios en su Reglamento de Trabajo que se ajuste a los principios y garantías del derecho fundamental al debido proceso. Si bien cada organización tiene la facultad de definir las obligaciones y prohibiciones propias de su operación, existen actuaciones generales que se recomienda cumplir para garantizar la transparencia y legalidad del procedimiento. En primer lugar, es necesario elaborar y notificar un documento de citación a descargos que incluya la descripción detallada de los hechos que motivan el inicio del proceso, precisando las circunstancias de tiempo, modo y lugar. En este documento también debe señalarse la fecha y hora de la diligencia de descargos —respetando un mínimo de cinco días hábiles previos—, así como un capítulo en el que se enumeren y describan las pruebas que soportan el proceso disciplinario. Adicionalmente, se debe incluir la tipificación de las faltas presuntamente cometidas por el trabajador conforme al contrato, Reglamento de Trabajo, políticas o procedimientos internos, y la posibilidad de que este se presente acompañado por uno o dos compañeros que actúen como testigos durante la diligencia.

Posteriormente, la diligencia de descargos debe adelantarse dejando constancia en un acta firmada por el trabajador, en la cual se consignen las preguntas, respuestas y demás aspectos relacionados con el presunto incumplimiento. Finalmente, una vez valorados los hechos y las pruebas, la empresa deberá emitir un documento de cierre del proceso disciplinario que contemple la decisión adoptada, la cual puede ir desde la exoneración de responsabilidad hasta la imposición de medidas como actas de compromiso, llamados de atención, suspensión o incluso la terminación del contrato con justa causa. Este documento debe indicar expresamente la posibilidad de apelar la decisión inicial, garantizando así el principio de doble instancia en los procedimientos internos.

¿Cuánto tiempo tengo para llamar a descargos a un trabajador?

De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 7 de la Ley 2466 de 2025, el proceso disciplinario debe realizarse en término razonable atendiendo al principio de inmediatez, razón por la cual, si bien la Ley no establece un término máximo, se recomienda cerrar el disciplinario en 1 mes calendario contado desde la fecha de la falta hasta la fecha de la notificación de cierre.

¿El trabajador debe estar acompañado de un abogado que lo represente en los descargos?

No, la diligencia de descargos no puede ser considerada una audiencia en un proceso judicial, sigue siendo un proceso interno de cada compañía por lo que no es obligatoria la presencia de un abogado en defensa de los intereses de la empresa.

¿La reincidencia de faltas disciplinarias es un requisito para terminar el contrato con justa causa?

No, la reincidencia de faltas disciplinarias no es un requisito para terminar el contrato con justa causa. La posibilidad de ejercer la facultad de despido sin pagar una indemnización depende en gran medida que la falta sobre la cual versa el proceso disciplinario se encuentre previamente calificada como grave. De esta manera, no es necesario que un trabajador cometa 3 o más faltas graves para poder terminar su contrato, pues si por única vez lo hace y esto se logra demostrar, la empresa tendría la posibilidad de finalizar el contrato previa verificación de lo demás requisitos de Ley.

¿Este procedimiento debe ser agotado por todas las empresas?

No, para las micro y pequeñas empresas de menos de diez (10) trabajadores definidos en el Decreto 957 de 2019 no se tiene la obligación de agotar el procedimiento disciplinario definido en la Reforma Laboral. Lo que si están obligadas estas empresas es a escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan como incumplimiento. Fuente: ASUNTOS LEGALES https://www.asuntoslegales.com.co/consultorio/como-cumplir-el-proceso-disciplinario-en-una-empresa-4268612