Firmas electrónicas: ¿cómo impactan en la operación de las empresas?

Su implementación mejora procesos internos, reduce costos y fortalece la seguridad de los documentos.

Paula Mariño, gerente comercial de Thomas Signe Foto: Thomas Signe En el proceso de transformación digital que atraviesan las organizaciones, el uso de firmas electrónicas se ha convertido en un elemento clave para optimizar la eficiencia operativa. En este contexto, Thomas Signe ha asumido un papel protagónico, ofreciendo soluciones tecnológicas que permiten a las empresas gestionar documentos y procesos de forma completamente digital. “Thomas Signe desarrolla soluciones electrónicas que facilitan la adopción de nuevas tecnologías para la gestión documental y de procesos digitales. El objetivo principal de estos desarrollos es transformar las organizaciones en entornos electrónicos, garantizando seguridad, valor probatorio y trazabilidad”, explica Paula Mariño, gerente comercial de Thomas Signe.

¿Firma electrónica o firma digital?

Antes de profundizar en las soluciones que ofrece Thomas Signe, es fundamental comprender la diferencia entre firma digital y firma electrónica, dos conceptos que suelen confundirse. La firma digital, regulada en Colombia por la Ley 527 de 1999, implica un procedimiento que debe realizarse ante una Entidad de Certificación Digital (ECD), como Thomas Signe. Para obtenerla, una persona natural o jurídica debe presentar determinada documentación a la ECD. Esta entidad, mediante sistemas tecnológicos especializados, genera un archivo que combina componentes técnicos (como claves criptográficas) con la información personal o corporativa del solicitante. Asimismo, es responsabilidad de la ECD validar la identidad del firmante mediante mecanismos confiables. Una vez completada esta verificación, se emite el certificado de firma digital, que solo puede ser activado por el solicitante con una contraseña privada definida por él. Este tipo de firma ofrece las máximas garantías legales en el país, ya que cumple con los requisitos de autenticidad y no repudio. Por su parte, la firma electrónica se basa en un conjunto de datos o mecanismos técnicos que permiten identificar a una persona en relación con un sistema o documento electrónico, asegurando la integridad del mensaje. Ejemplos comunes incluyen datos biométricos manuscritos o faciales, códigos OTP (One-Time Password), claves dinámicas o contraseñas de un solo uso. “Estas firmas son mucho más transaccionales, de rápida generación y fácil uso para cualquier persona. No requieren un proceso formal de solicitud, ya que el sistema las genera automáticamente en el momento de la firma”, añade Mariño.

Soluciones para la digitalización de procesos

Una vez aclaradas estas diferencias, se entiende mejor el alcance de las soluciones que Thomas Signe pone a disposición de sus clientes. La empresa ha desarrollado aplicaciones que integran firmas electrónicas, digitales y otras evidencias electrónicas, permitiendo identificar y autenticar al firmante frente a un mensaje de datos (documentos, imágenes o correos electrónicos) o a sistemas, asegurando la integridad de la información. El uso de estas firmas aporta agilidad a los trámites, reducción de costos, mayor rapidez y respaldo legal, reemplazando en gran medida los procesos presenciales y el uso de papel. Además de ser desarrolladora de soluciones tecnológicas, Thomas Signe es una Entidad de Certificación Digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Esta acreditación le da la posibilidad de ofrecer servicios como: ● Emisión de certificados de firma digital ● Emisión de firmas electrónicas ● Servicio de estampado cronológico o sellos de tiempo ● Almacenamiento y custodia de documentos electrónicos ● Correo electrónico certificadoA partir de estos servicios, Thomas Signe dispone de plataformas robustas, con valor legal y probatorio, para la gestión de documentos electrónicos transferibles. Estas soluciones están disponibles para entidades en todos los países donde opera la compañía: ● URUK: plataforma de firma electrónica ● eTítulo: generación de diplomas y actas de grado digitales ● Gouze: trazabilidad documental ● Gestor de Expedientes: gestión documental

Resultados tangibles en relación a las firmas electrónicas

Ahora bien, las organizaciones que han adoptado las soluciones de firmas electrónicas de Thomas Signe reportan mejoras concretas en eficiencia operativa, cumplimiento normativo y experiencia digital. Estas herramientas permiten: ● Automatizar los procesos de firma y gestión documental mediante plantillas, envíos por lotes y notificaciones inteligentes ● Cumplir con el marco legal vigente, incorporando firmas electrónicas avanzadas con plena validez jurídica ● Firmar desde cualquier dispositivo, utilizando distintos métodos ● Reducir significativamente costos y tiempos al eliminar el papel y procesos manuales ● Mejorar la experiencia de usuario con interfaces intuitivas y canales como SMS, WhatsApp, RCS o correo electrónico ● Contribuir a la sostenibilidad ambiental Y es que la firma electrónica ha demostrado ser especialmente útil en una amplia variedad de procesos y documentos dentro de las organizaciones. Entre los usos más comunes se encuentran documentos de recursos humanos como cartas de oferta, formularios y contratos de trabajo; transacciones inmobiliarias, incluyendo compraventas, hipotecas, arrendamientos; documentos financieros como créditos al consumo, microcréditos y facturas electrónicas; trámites administrativos como solicitudes, certificaciones, documentos oficiales, al igual que documentos legales como acuerdos de confidencialidad y contratos de prestación de servicios. Esta versatilidad ha consolidado a la firma electrónica como una herramienta transversal a múltiples áreas operativas y sectores económicos.

¿Qué pasará con las firmas electrónicas?

El panorama es prometedor, pues se estima que el uso de firmas electrónicas crecerá a una tasa superior al 30% anual durante los próximos cinco años. Por eso, las organizaciones que aún no han dado el paso hacia su implementación —aunque reconocen que es necesaria, pero a veces dudan sobre cómo proceder— deben tener en cuenta una serie de recomendaciones. En primer lugar, es fundamental considerar la seguridad jurídica, ya que las firmas electrónicas son legalmente válidas en la mayoría de los países y ofrecen una trazabilidad superior a la de las firmas manuscritas, al registrar datos como la dirección IP, la fecha, la hora y la identidad del firmante. También resulta esencial evaluar los beneficios tangibles que pueden obtenerse de forma inmediata, como la reducción de costos asociados al uso de papel, impresión y almacenamiento físico. A esto se suma la importancia de elegir un proveedor confiable, con una infraestructura tecnológica robusta, segura y trazable, así como iniciar con un proyecto piloto que facilite una adopción gradual, permitiendo ajustar la solución antes de escalarla al resto de la organización.“Las compañías buscan eficiencia y la digitalización ya no es opcional, sino una necesidad estratégica”, concluye Mariño. Fuente: PORTAFOLIO https://www.portafolio.co/contenido-patrocinado/firmas-electronicas-como-impactan-en-la-operacion-de-las-empresas-633778