Guía práctica para MIPYMES: el valor de lo que no se ve.

En muchas pymes, si uno mira solo el balance parece que el valor de la compañía está en las máquinas, las oficinas o los vehículos. Pero, cuando se observa con un poco más de atención, se descubre que lo que realmente sostiene el negocio suele ser otra cosa: activos que no se pueden tocar, pero que están presentes en cada venta y en cada interacción con el cliente.

Es la marca que los clientes recomiendan cuando alguien les pregunta “¿a quién me sugieres?”. Es el software que permite que los pedidos entren, se gestionen y se entreguen a tiempo. Es esa base de datos de clientes y contactos que ha costado años de ferias, visitas comerciales y campañas construir. Es el diseño que hace que tu producto destaque en un lineal o en una web saturada de ofertas parecidas. Y es, sobre todo, el know-how acumulado de tu equipo: la manera en que resuelven problemas, los atajos encontrados, las metodologías internas que nadie fuera de la empresa conoce con detalle.

Paradójicamente, esos activos invisibles —los que más valor crean— suelen ser también los más desprotegidos. En muchas organizaciones, las relaciones con empleados clave y proveedores externos se apoyan en contratos genéricos o, directamente, en correos y confianza personal. No siempre está claro quién es el titular real del software que se usa a diario, de los diseños, las imágenes o de las fotografías y contenidos que se publican en redes. 

Las marcas, cuando existen, a veces se han registrado deprisa, en clases que no reflejan bien la actividad actual o a nombre de una persona física en lugar de la empresa. Casi nunca hay un inventario mínimo, actualizado, de qué activos intangibles existen, dónde están documentados y cómo (o si) están protegidos. Ese inventario básico —aunque sea en una sola hoja— es el primer paso para pasar del susto a la gestión ordenada. 

El resultado es una paradoja peligrosa: la parte más valiosa del negocio es, al mismo tiempo, la más expuesta; fugas de valor, conflictos legales y oportunidades que se esfuman justo cuando la empresa empieza a despegar. Todo esto puede sonar abstracto hasta que se mira qué pasa en la práctica.

Cuando lo intangible es un problema muy tangible.

Los conflictos sobre intangibles rara vez empiezan con un juez; empiezan con un correo incómodo, una llamada de un socio o un bloqueo inesperado en un negocio que parecía cerrado.

El restaurante que se queda sin su propio nombre.-  En una ciudad mediana, un restaurante empieza a llenarse. La carta funciona, los clientes recomiendan, las reseñas en Google crecen y las redes sociales se llenan de fotos de platos e historias de fines de semana. Animados por el arranque, deciden profesionalizar la imagen: contratan un nuevo logo y un branding más cuidado, rediseñan el “packaging de delivery” y “take away”, encargan uniformes con la marca bien visible y apuestan fuerte por Instagram y TikTok. El nombre del local empieza a sonar; ya no es solo “un sitio donde se come bien”, es una marca reconocible. 

Durante dos años todo parece ir sobre ruedas. El boca-oreja funciona, la facturación crece y el equipo siente que el proyecto tiene identidad propia. Hasta que un día llega una carta certificada: otra empresa ha registrado esa misma marca para los mismos productos y servicios o para productos y servicios similares y exige que el restaurante deje de usar el nombre. No es una advertencia informal, es un requerimiento con base legal.

A partir de ahí, la bola empieza a rodar en la peor dirección posible. El restaurante se ve obligado a cambiar de marca a toda prisa: hay que sustituir rótulos, cartas, cartas digitales, web, redes sociales, empaques, uniformes. Todo el reconocimiento construido en torno a ese nombre se diluye de la noche a la mañana. Algunos clientes habituales se preguntan si el negocio ha cambiado de dueños; otros, directamente, piensan que es otro local distinto. A los costes económicos imprevistos —diseño, impresión, rotulación, adaptación tecnológica— se suma un costo menos visible pero igual de serio: la pérdida de inercia y de posicionamiento.

Todo ese valor, levantado plato a plato durante años, se pone en riesgo por no haber unos recursos destinados una parte menor de la inversión y buscar ayuda jurídica profesional para proteger su propiedad intelectual.

La empresa de software que no es dueña de su propio producto.-  Una empresa mediana detecta una oportunidad clara: en su sector falta una solución tecnológica a medida y nadie la está ofreciendo bien. Deciden apostar fuerte y construirla ellos mismos. Para ir rápido y no inflar la estructura fija, combinan distintas piezas: programadores freelance que entran y salen según las necesidades, una agencia externa que se encarga del desarrollo principal y varios colaboradores que aportan módulos y funcionalidades muy específicas.

El plan funciona. La primera versión del producto sale al mercado, los clientes empiezan a pagar licencias, llegan buenas referencias y el software se convierte, poco a poco, en el corazón del negocio. La empresa ya no es solo “un proveedor más”, es “la que tiene esa herramienta” que los demás no tienen. El equipo crece alrededor de ese activo y se construye todo un relato comercial en torno a la solución tecnológica propia.

Pero en el origen del proyecto quedó un vacío que nadie revisó con atención: no se firmaron contratos claros de cesión de derechos de autor con todos los desarrolladores externos; no se dejó por escrito quién es el titular efectivo del código, ni de las adaptaciones y mejoras incorporadas con el tiempo; tampoco se reguló con precisión qué puede la empresa sublicenciar o vender a terceros y qué derechos conservan los colaboradores. Durante años, todo se sostuvo sobre la confianza y la inercia: mientras había trabajo y facturación, nadie hacía demasiadas preguntas.

El problema aparece cuando el éxito obliga a profesionalizarse. La empresa entra en conversaciones con potenciales inversores o incluso con un grupo interesado en comprarla. Llegan las due diligences, los abogados revisan papeles y, de pronto, uno de los colaboradores clave cuestiona la titularidad de una parte relevante del software y reclama derechos sobre ella. Lo que hasta entonces era un tema invisible se convierte en el centro de la conversación.

Las consecuencias son inmediatas: el proceso de inversión se detiene hasta aclarar el alcance del conflicto, los posibles compradores empiezan a dudar del valor real del activo principal y se abre la puerta a una disputa legal que puede llegar a bloquear el uso del producto, encarecer la operación o, en el peor de los casos, obligar a reescribir desde cero componentes críticos.

Aquello que durante años se consideró un simple “detalle legal” se revela como lo que realmente es: un freno directo al crecimiento, a la valorización de la empresa y a su capacidad de aprovechar la oportunidad que ella misma supo crear. Es precisamente cuando mejor te va cuando peor momento es para descubrir que no eres dueño de lo que te hace valioso. 

¿Por qué pasa esto en las MIPYMES?

Cuando se habla con empresarios y directivos de pequeñas y medianas empresas, las respuestas se repiten casi palabra por palabra. La primera es el tiempo: “lo vemos más adelante, ahora hay que vender, producir, entregar”. La agenda del día a día se come cualquier reflexión de medio plazo. A eso se suma la percepción de coste: registrar una marca, revisar contratos, contratar a un abogado especializado suena a algo costoso y, sobre todo, poco urgente. Muchos lo dejan mentalmente en el cajón de “cuando seamos más grandes”.

También pesa la complejidad técnica. No es raro escuchar: “no sé por dónde empezar, ni qué es realmente importante”. La propiedad intelectual y los intangibles se perciben como un terreno jurídico algo opaco, lleno de siglas y trámites, fácil de posponer. Y, mientras tanto, manda la lógica de la urgencia: sacar el pedido de hoy, cerrar la venta de este mes, responder al cliente que llama ahora, cumplir los presupuestos. Lo urgente se impone sistemáticamente sobre lo importante, y la protección de los activos intangibles queda para “otro momento”.

El problema es que los conflictos por intangibles casi nunca aparecen al principio, cuando el proyecto arranca y todo es todavía pequeño y manejable. Suelen estallar cuando más duele: cuando el negocio empieza a crecer y a llamar la atención de competidores; cuando entra un socio o un inversor y empieza a hacer preguntas incómodas sobre quién es dueño de qué; cuando quieres vender la empresa o dar el salto a otro país; o cuando un tercero te copia la marca, el producto, los diseños o los contenidos. En ese punto, el margen de maniobra es mucho menor, la capacidad de corregir errores se reduce y los costes —económicos, estratégicos y de reputación— se disparan. El costo real de no ocuparse a tiempo suele ser muchísimo mayor que el costo moderado de prevenir estos problemas cuando todavía son manejables. 

Cuatro señales de que se necesita guía ahora, no después:

Hay momentos en la vida de una empresa que funcionan como un semáforo en amarillo: todavía no ha pasado nada grave, pero todo indica que, si no se hace nada, el problema llegará. Si se reconoce en alguno de estos escenarios, ordena los intangibles deja de ser un “chévere hacerlo” y se convierte en una urgencia estratégica.

1. Ha crecido sin mapa.- El primero suele aparecer después de unos años de buen crecimiento. En los últimos tres a cinco años los ingresos han aumentado, sumado clientes, ampliado equipos y operaciones, pero nadie en la empresa sería capaz de poner en una sola hoja qué marcas, softwares, contenidos, diseños o bases de datos existen, ni cómo están protegidos. El negocio va hacia arriba, pero el mapa de los activos que lo sostienen simplemente no existe.

2. Quiere expandirse sin saber si su marca y su tecnología lo acompañan.- La segunda señal aparece cuando se mira hacia fuera. Está pensando en abrir en otra ciudad, salir a otro país o empujar con fuerza los canales digitales, pero no tiene claro si el respaldo legal acompaña ese movimiento. Quiere vender más y en más lugares, pero no sabe si su marca está disponible y registrada allí, si sus contratos contemplan esa expansión o si cualquiera podría adelantarse y registrar el nombre o apropiarse de la tecnología en ese nuevo mercado.

3. Ya se ha presentado un susto con una copia o un conflicto por derechos.-  La tercera llega en forma de susto: ya le han copiado algo. Puede ser una marca muy parecida, un antiguo colaborador usando materiales suyos, un competidor inspirándose demasiado en su web o en tus diseños, y de golpe, descubre que no tiene registros, contratos o evidencias sólidas para reaccionar con seguridad. Esa sensación de fragilidad suele ser la señal más clara de que se debe ordenar los intangibles cuanto antes. 

4. Se está empezando a hablar con socios, inversores o potenciales compradores.- La cuarta señal aparece cuando el propio crecimiento lo lleva a la mesa con terceros: se está negociando la entrada de un socio, una ronda de inversión o, al menos, contemplando una posible venta futura. En esas conversaciones, tarde o temprano, alguien hará la pregunta incómoda: “¿qué es exactamente lo suyo de la empresa y cómo está protegido?”. Si en ese punto no se puede mostrar un inventario básico de activos intangibles, contratos clave y registros de marca, patente o software, el valor percibido de la empresa se resiente de inmediato. 

Si se reconoce en una o más de estas cuatro situaciones, el siguiente paso no es entrar en pánico, sino poner orden. Y ese orden empieza, casi siempre, por algo tan sencillo como hacer un primer inventario de lo que se tiene y de cómo está protegido. 

Primeros pasos que puede dar esta semana:

Antes de entrar en metodologías más sofisticadas o en guías detalladas, hay algo que se puede hacer ya, esta misma semana: poner sobre la mesa lo que hasta ahora ha estado disperso en correos, carpetas compartidas y en la memoria del equipo. Son cinco movimientos sencillos que no pretenden “cerrar el tema”, sino darle una primera radiografía de sus intangibles.

1. Poner nombres y apellidos a lo que ya tiene.- Se empieza por algo muy básico: hacer una lista. En una hoja —o en una simple hoja de cálculo— anotar todo lo que, en la práctica, sostiene su propuesta de valor:

• Marcas y nombres comerciales que usas (no solo los registrados).

• Dominios web y cuentas de redes sociales relevantes.

• Software propio o desarrollado a medida, herramientas internas.

• Bases de datos (clientes, prospectos, proveedores, históricos).

• Contenidos: web, blog, cursos, manuales internos, presentaciones.

• Diseños de empaques o de los productos en sí mismos.

• Herramientas desarrolladas y materializadas en un producto o en un procedimiento.

• Planos, metodologías y procesos propios.

No busque la perfección ni el inventario definitivo. Lo que se necesita ahora es una primera foto general de sus activos clave.

2. Preguntarse quién está realmente detrás de cada activo.-  El segundo paso es añadir una columna incómoda, pero necesaria: ¿quién creó cada cosa?  Al lado de cada activo, responder una pregunta muy simple: ¿Lo creó un empleado, un freelance, una agencia, un socio o una combinación de varios?

Cuando no se tenga una respuesta clara, marcarla con una alerta. Esos intangibles “huérfanos” de autoría definida son, en la práctica, los que más fácilmente acaban en conflictos de titularidad, especialmente cuando alguien se va de la empresa o una relación comercial termina mal.  

3. Bajar a tierra los contratos que ya existen.-  El tercer movimiento consiste en ir a buscar papeles. Reunir, aunque sea de forma básica: 

• Contratos con empleados clave (desarrollo, marketing, diseño, ventas).

• Contratos con freelances y agencias (software, diseño, comunicación, branding).

No se trata de hacer una auditoría jurídica completa, sino de comprobar dos o tres cosas esenciales. Será necesario establecer si el contenido de los contratos fue suficiente para blindar tu empresa jurídicamente sobre los desarrollos creados.

4. Mirar las marcas más allá del logo.-  El cuarto paso es revisar el activo más visible de casi cualquier empresa: la marca. 

• Verificar si las marcas principales están registradas y a nombre correcto (persona natural o jurídica que corresponde).

• Comprobar si los registros se ajustan a los productos/servicios que realmente se ofrecen hoy, no solo a lo que se hacía cuando se inició.

• Revisar si cubren los países donde ya se opera o donde se planea expandirse.

Muchas empresas descubren demasiado tarde que su marca no está protegida en la clase adecuada o en el país al que quieren entrar y que alguien más se les ha adelantado. Es una de esas sorpresas que se podrían evitar con una simple comprobación a tiempo.

5. Nombrar a alguien que “lleve la carpeta”.-  Por último, ponerle nombre y apellido a la responsabilidad interna. No hace falta que sea abogado, pero sí que sea alguien que:

• Coordine el inventario de activos intangibles.

• Centralice dudas y documentos.

• Actúe como enlace con asesores jurídicos externos (como el equipo de Mateus Carlier).

Sin una persona que “lleve la carpeta”, este tema tiende a diluirse entre las urgencias diarias y a quedar siempre para “cuando haya tiempo”, es decir, cuando ya hay un problema encima de la mesa.

Con solo estos cinco pasos se habrá avanzado más que la mayoría y se pasará de una sensación difusa de riesgo a un primer mapa: qué se tiene, quién lo creó, dónde hay contratos que acompañan y dónde solo hay buena voluntad. 

Tomarse unas horas esta semana para hacer este ejercicio no resolverá todos los frentes legales, pero sí marcará una diferencia importante: se dejará de “no saber por dónde empezar” para tener focos rojos y amarillos claros. Y con ese mapa en la mano, cada conversación con su equipo o con sus asesores dejará de ser abstracta para convertirse en un plan concreto.

Estos cinco pasos son solo el arranque, una forma de poner la linterna sobre sus intangibles más valiosos y detectar, sin tecnicismos, dónde estás más expuesto. A partir de ahí, la clave ya no es trabajar más, sino trabajar con orden: decidir qué proteger, cómo y en qué momento, alineado con la estrategia de su negocio y no solo con el miedo al conflicto. Ese “poner en una sola hoja” sus activos intangibles es, en el fondo, el corazón de la guía práctica que le proponemos. 

En el próximo artículo le contaremos cómo convertir ese primer diagnóstico en una hoja de ruta clara, presentándote la guía práctica que hemos desarrollado con nuestra firma aliada, Mateus Carlier, para ayudarle a blindar, paso a paso, los intangibles que realmente sostienen su empresa.