Los cuatro errores que pueden generar sanciones a las empresas con la jornada laboral de 42 horas
- Suárez Consultoría
- hace 2 horas
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Expertos advierten fallas en nómina, seguridad social y horas extras tras la reducción de la jornada laboral.
Empresas. Foto: iStock
La implementación de la jornada laboral de 42 horas semanales, vigente desde el pasado 15 de julio, abrió un nuevo escenario para las empresas colombianas, que ahora enfrentan el reto de adaptar sus procesos de nómina, seguridad social y gestión administrativa para cumplir con la normativa.
De acuerdo con miplanilla.com y minomina.com, una implementación inadecuada puede derivar en sobrecostos, reprocesos, sanciones y contingencias laborales, pese a que la reducción del horario no modifica el salario de los trabajadores.
Según el comunicado, el cambio implica una transformación en la forma como las organizaciones calculan el valor de la hora ordinaria, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, así como la liquidación y validación de los aportes al sistema de seguridad social.
En ese contexto, Gabriel Villegas, gerente de miplanilla.com, aseguró que "la reducción de la jornada laboral pone a prueba la capacidad operativa de las empresas" y advirtió que el desafío ya no consiste en comprender la norma, sino en garantizar que "cada cálculo de nómina, cada recargo y cada reporte al sistema de seguridad social reflejen correctamente la nueva dinámica".
Los errores que pueden generar sanciones con la jornada laboral de 42 horas
A partir del acompañamiento realizado a organizaciones de diferentes sectores, miplanilla.com y minomina.com identificaron cuatro aspectos que suelen pasarse por alto durante la implementación de la nueva jornada.
El primero corresponde al reporte incorrecto de las horas trabajadas en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), una situación que podría afectar la validación realizada por las cajas de compensación para reconocer el Subsidio Monetario y comprometer el acceso de los trabajadores a este beneficio.
Otro de los riesgos consiste en continuar utilizando el cálculo anterior para determinar el valor de la hora ordinaria. El documento advierte que esta práctica puede generar pagos inferiores a los que corresponden por horas extras y recargos, además de inconsistencias en los aportes al sistema de seguridad social, lo que aumenta la posibilidad de enfrentar demandas o sanciones. A ello se suman las diferencias entre el Ingreso Base de Cotización (IBC) y la información reportada a salud, pensión, riesgos laborales y cajas de compensación, que pueden dar lugar a requerimientos, reprocesos y correcciones posteriores.
El cuarto aspecto señalado por las compañías especializadas está relacionado con la documentación de las horas extras. El comunicado enfatiza que la jornada ordinaria debe diferenciarse claramente del tiempo adicional trabajado y que esta información debe quedar soportada en la nómina electrónica. De lo contrario, la DIAN podría rechazar la deducibilidad de esos pagos en el impuesto sobre la renta por falta de respaldo, incrementando la carga tributaria de la organización. Automatización y tecnología, claves para cumplir con la nueva jornada laboral
Frente a este panorama, miplanilla.com considera que las empresas que mejor han afrontado la transición son aquellas que han automatizado sus procesos y han integrado la gestión del tiempo con la nómina y la seguridad social. "La clave está en automatizar procesos, integrar la gestión de tiempos con la nómina y la seguridad social, y migrar hacia una cultura donde el desempeño se mida por resultados y no por las horas de permanencia", explicó Gabriel Villegas.
El comunicado agrega que la tecnología desempeña un papel determinante para garantizar la continuidad de la operación bajo el nuevo esquema.
Herramientas de gestión de nómina, seguridad social y talento humano permiten automatizar procesos, validar información y reducir errores operativos.
En ese sentido, concluye que la reducción de la jornada laboral representa más que un cambio en el número de horas trabajadas, pues marca el inicio de una nueva forma de gestionar el talento, donde la planeación, la organización del trabajo y la medición por resultados serán fundamentales para mantener la productividad y el cumplimiento de las obligaciones laborales.
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