Más de 20.000 empresas ya usan firma electrónica en Colombia, pero una de cada cuatro la aplica de forma incorrecta

La firma electrónica se usó en contratos, créditos y trámites cotidianos durante 2025, con un crecimiento de 21 % en los sistemas de autenticación. 

Foto: IStock El uso de la firma electrónica en Colombia avanzó de forma acelerada durante 2025 y ya hace parte de la operación cotidiana de más de 20.000 empresas, que firmaron contratos, pagarés, autorizaciones y acuerdos desde computadores y teléfonos móviles.  incorrecta, exponiendo sus trámites a riesgos legales y a eventuales fraudes. El aumento en la adopción no siempre estuvo acompañado de un entendimiento adecuado sobre los requisitos de verificación, autenticación y respaldo jurídico que exige este tipo de herramientas, según un estudio especializado sobre prácticas reales en trámites digitales Durante el último año, la firma electrónica dejó de ser una herramienta marginal y se integró a procesos frecuentes tanto en empresas como en la vida diaria de las personas, así lo revelan datos de un estudio elaborado por Auco, compañía especializada en detección de fraude y verificación de identidad.

Los documentos que más se gestionaron por canales digitales fueron los contratos laborales y comerciales, que representaron el 30 % de los casos analizados, impulsados por la alta rotación de personal y la contratación de servicios. Les siguieron los pagarés y cartas de instrucciones para créditos, con 22 %, asociados al crecimiento de la banca digital y a la necesidad de cerrar operaciones de forma remota.

Los acuerdos de arrendamiento concentraron el 15 % de los trámites, especialmente en vivienda y locales comerciales, mientras que los poderes y autorizaciones alcanzaron el 10 %, utilizados en gestiones administrativas y legales. En el sector salud, los consentimientos informados representaron el 8 % de los documentos firmados electrónicamente, y en el ámbito educativo, las matrículas escolares, diplomas y actas sumaron el 11 %. La aceptación de seguros, en particular pólizas de vehículos, salud y vivienda, completó el panorama con un 4 %.

A nivel sectorial, el avance no fue homogéneo. El sector financiero de menor tamaño lideró la adopción con 28 %, al encontrar en la firma electrónica una forma de agilizar créditos y validaciones. El sector inmobiliario alcanzó 22 %, seguido por el constructor con 18 %, enfocado en reducir tiempos y costos operativos. Telecomunicaciones registró 12 %, con avances más lentos pese a su volumen de usuarios, mientras que las entidades públicas representaron 10 %, aún condicionadas por marcos normativos y procesos internos rígidos. En las grandes corporaciones con alta rotación de personal, también con 10 %, persistieron barreras culturales que ralentizaron la adopción plena de estos mecanismos. Según el estudio de Auco, los sistemas de autenticación crecieron cerca de 21 por ciento durante 2025. Sin embargo, este avance tecnológico no se tradujo automáticamente en mejores prácticas. El 45 por ciento de las organizaciones reconoció que la resistencia cultural sigue siendo un obstáculo para un uso adecuado de la firma electrónica, mientras que otro 35 por ciento admitió falencias en habilidades tecnológicas dentro de sus equipos.

La investigación se centró en cómo se gestionan los trámites en la práctica cotidiana, más allá de lo que establece la normativa, y evidenció que muchas empresas confundieron agilidad con seguridad jurídica. 

En numerosos casos, la facilidad para firmar documentos en línea llevó a asumir que el solo hecho de hacerlo digitalmente garantizaba validez legal, sin verificar si el proceso cumplía con los estándares mínimos de identificación, autenticación y trazabilidad.

Este desfase entre adopción y correcta implementación explica por qué, pese a la masificación de la firma electrónica, aumentaron las fallas de verificación. La ausencia de controles claros dejó documentos expuestos a cuestionamientos posteriores, especialmente en procesos laborales, financieros y contractuales, donde la prueba sobre quién firmó, cuándo y desde dónde resulta determinante. Errores frecuentes y exigencias para 2026

El análisis identificó cinco errores recurrentes en la validación de trámites digitales. El primero es que alguien distinto a la persona autorizada firme el documento, una práctica que en el papel suele pasar inadvertida, pero que en sistemas digitales bien implementados debería quedar bloqueada. El segundo error es el uso de textos pensados para procesos físicos, como documentos que hablan de “dos copias originales”, cuando en el entorno digital existe un único archivo verificable en línea.

Un tercer problema es la falta de claridad sobre quién autoriza el documento, especialmente cuando los códigos de verificación se envían a correos genéricos o a números que no corresponden al firmante. A esto se suma la ausencia de rastro del proceso, es decir, no dejar evidencia de cuándo, cómo y desde dónde se realizó el trámite, lo que debilita su respaldo.

Finalmente, aparece la idea de que la responsabilidad es de otro: cuando nadie revisa, ni la persona que firma, ni la empresa, ni la plataforma, el trámite pierde fuerza legal.

De cara a 2026, el estudio anticipa que ya no bastará con digitalizar trámites. Las empresas comenzarán a exigir como estándar la demostración de cómo se validó cada proceso, incorporando controles de identidad, confirmación por dos canales y trazabilidad completa. Entre las verificaciones mínimas recomendadas antes de cerrar cualquier trámite digital están confirmar la identidad con una foto del rostro de la persona, validar el documento de identidad y contar con un segundo canal de confirmación, como un código enviado al correo o al celular, como base para reducir riesgos y fortalecer la seguridad jurídica de la firma electrónica en el entorno empresarial. Fuente: EL TIEMPO https://www.eltiempo.com/economia/sectores/mas-de-20-000-empresas-ya-usan-firma-electronica-en-colombia-pero-una-de-cada-cuatro-la-aplica-de-forma-incorrecta-3526023