Las empresas familiares representan la columna vertebral de la economía global, impulsando la innovación y generando empleo a través de generaciones. Sin embargo, la mezcla de lazos familiares y negocios puede ser un arma de doble filo. Las emociones, los conflictos no resueltos y la falta de claridad en roles y responsabilidades pueden desestabilizar incluso el negocio más próspero. Aquí es donde ingresan los Protocolos Familiares: un conjunto de acuerdos formales que ayudan a navegar las complejidades de la gestión conjunta de una empresa y el legado familiar. Implementar un Protocolo Familiar no es sólo una buena práctica, sino una estrategia esencial para la longevidad y el éxito a largo plazo.
Este documento proporciona un marco para la toma de decisiones, la gestión de conflictos y la planificación de la sucesión, asegurando la armonía familiar y la prosperidad del negocio. Estudios demuestran que sólo un 30% de las empresas familiares sobreviven a la segunda generación, y apenas un 13% llegan a la tercera[1]. La ausencia de una planificación estructurada, incluyendo un Protocolo Familiar, es un factor determinante en estas estadísticas.
¿Por qué son cruciales los protocolos familiares?
Un Protocolo Familiar bien diseñado actúa como una hoja de ruta para la familia y la empresa, abordando temas críticos que a menudo se pasan por alto. Proporciona claridad y transparencia, minimizando malentendidos y previniendo conflictos que pueden poner en peligro la unidad familiar y el futuro del negocio.
El Family Business Magazine[2]señala que muchas empresas familiares no sobreviven a la transición generacional debido a conflictos no resueltos y a la falta de reglas claras para la toma de decisiones, la autoridad y la resolución de conflictos. Esto incluye la necesidad de establecer acuerdos claros durante el proceso de sucesión para evitar disputas entre generaciones, que generalmente se concretan con el establecimiento
de un Protocolo de Familia, que además, con reglas robustas, puede contribuir a la profesionalización de la empresa, atrayendo y reteniendo talento, y facilitando el acceso a financiación.
Beneficios clave de un Protocolo Familiar:
Un Protocolo Familiar bien definido ofrece una serie de ventajas cruciales para la salud y longevidad de la empresa familiar. Estos beneficios incluyen, entre otros:
- Claridad y eficiencia: define roles y responsabilidades, evitando duplicación de esfuerzos confusiones.
- Armonía familiar: establece mecanismos justos y equitativos para la gestión de conflictos reservando las relaciones familiares.
- Transiciones suaves: facilita la planificación de la sucesión, asegurando una transición ordenada y transparente del liderazgo a la siguiente generación.
- Preservación del legado: protege el patrimonio familiar al definir las reglas para la propiedady transferencia de acciones.
- Comunicación abierta: promueve la comunicación abierta y honesta entre los miembros de la familia.
- Gobernanza sólida: fortalece la gobernanza corporativa con políticas y procedimientos claros.
- Gestión profesional: fomenta la profesionalización de la gestión, separando los asuntos familiares de las decisiones empresariales.
- Atracción de talento: atrae y retiene talento externo al demostrar una gestión profesional y estable.
Componentes esenciales de un Protocolo Familiar:
Si bien cada Protocolo Familiar es único, un traje a la medida de las necesidades y valores de cada familia empresaria, existen algunos componentes esenciales que suelen estar presentes en la mayoría de ellos. A continuación, exploramos estos aspectos comunes que sirven como base para la construcción de un Protocolo sólido y efectivo.
- Valores familiares: constituyen la base del Protocolo, permeando tanto la dinámica familiar como la gestión empresarial. Estos valores fundamentales guían la toma de decisiones y definen la identidad de la empresa familiar.
- Política de empleo familiar: una política de empleo familiar bien definida es crucial para evitar conflictos y promover la profesionalización de la empresa. Debe establecer criterios transparentes para la contratación y promoción de familiares, especificando el nivel de educación y experiencia requeridos. Es importante abordar la cuestión de la preferencia familiar y definir las consecuencias en caso de incumplimiento de las expectativas de desempeño.
- Plan de sucesión: la continuidad del negocio depende de un plan de sucesión sólido. Este plan debe detallar el proceso de transferencia del liderazgo a la siguiente generación, considerando si será gradual o repentino, y si se contempla la posibilidad de incorporar candidatos externos. La planificación estratégica familiar es fundamental, incluyendo la preparación de la próxima generación a través de programas de mentores, formación especializada y oportunidades para adquirir experiencia externa.
- Política de dividendos: la distribución de dividendos entre los accionistas familiares debe regirse por una política clara y equitativa. Esta política debe establecer el porcentaje de las ganancias que se reinvertirá en la empresa y los criterios para determinar la distribución de dividendos restantes, buscando un equilibrio entre la rentabilidad para la familia y la reinversión para el crecimiento del negocio.
- Protocolo de reuniones familiares: para una comunicación efectiva y la toma de decisiones consensuada, es esencial establecer un protocolo para las reuniones familiares. Este protocolo debe definir la frecuencia, el formato y los temas a tratar en las reuniones, especificando quiénes participan y cómo se documentan las decisiones tomadas. Un registro claro de los acuerdos alcanzados contribuye a la transparencia y previene malentendidos.
- Mecanismos de resolución de conflictos: los conflictos son inherentes a cualquier dinámica familiar y empresarial. Un Protocolo Familiar robusto debe prever mecanismos de resolución de conflictos que permitan abordar las disputas de manera justa e imparcial. Se debe considerar la posibilidad de recurrir a un mediador externo y establecer procedimientos que garanticen la objetividad en la resolución de controversias.
Preguntas frecuentes:
A continuación, abordaremos algunas de las preguntas más comunes que surgen al considerar la implementación de un Protocolo Familiar.
- ¿Cuándo es el momento adecuado para crear un Protocolo Familiar? Idealmente, se debe crear un Protocolo lo antes posible, incluso antes de que surjan conflictos. Mientras más temprana sea su implementación, mayor será la capacidad de prevenir problemas futuros.
- ¿Quién debe participar en la creación del Protocolo Familiar? Todos los miembros de la familia que tengan un interés en la empresa deben participar en el proceso. Contar con la asesoría de un consultor externo especializado en empresas familiares puede resultar invaluable. Este experto puede aportar una perspectiva objetiva y facilitar la comunicación entre los miembros de la familia.
- ¿Con qué frecuencia se debe revisar el Protocolo Familiar? Debe revisarse y actualizarse periódicamente, al menos cada dos años, o cuando se produzcan cambios significativos en la familia o en la empresa. Esto asegura que el instrumento se mantenga relevante y efectivo.
- ¿Es legalmente vinculante un Protocolo Familiar? En Colombia, los Protocolos Familiares son acuerdos privados y/o estatutario vinculantes, análogos a pactos de accionistas, regidos por el Código Civil y el Código de Comercio, sobre lo cual nos ocuparemos posteriormente en otro blog. Aspectos como sucesión, empleo familiar, toma de decisiones, resolución de disputas y confidencialidad pueden ser legalmente vinculantes. Se recomienda la asesoría legal para asegurar su validez y eficacia. Un Protocolo bien redactado puede servir como base para la resolución de disputas y la toma de decisiones.
Conclusión:
Implementar un Protocolo Familiar es una inversión estratégica que, desde su inicio, debe involucrar a todas las generaciones y contar con el apoyo de profesionales especializados. Es una inversión que protege el futuro de la empresa y fortalece los lazos familiares. Al establecer reglas claras y consensuadas sobre la gestión, la sucesión y la propiedad, las familias empresarias minimizan el riesgo de conflictos y malentendidos que pueden afectar negativamente el rendimiento del negocio e incluso poner en peligro su continuidad[1]. Además, un Protocolo Familiar fomenta la comunicación y la transparencia, creando un ambiente de confianza y unidad que trasciende las generaciones. De esta manera, el Protocolo no sólo blinda el patrimonio, sino que también construye un legado de armonía y prosperidad para la familia empresaria.
[1] Santos, F. A New Perspective on the Longevity and Success of Family Firms. Knowledge Insead. En: https://knowledge.insead.edu/entrepreneurship/new-perspective-longevity-and-success-family-firms
[2] Davis, P. The Challenge of the Third Generation. Family Business Magazine. En: https://familybusinessmagazine.com/succession/business-leadership/challenge-third-generation/
[1] Swiss Life Global Solutions destaca que la falta de planificación de la sucesión, incluyendo herramientas de gobernanza como acuerdos familiares, es una causa importante de fallos en la transición intergeneracional, especialmente hacia la tercera generación. En https://www.swisslife-global.com/global-private-wealth/resources/insights-gpw/family-business-succession-planning.html
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