Serie: Trabajando en pareja

Arquitectura de roles: cómo dividir responsabilidades sin dividir la pareja Del caos de roles a un diseño que protege el vínculo y mejora los resultados

Si en el Blog 1 nos enfocamos en el dolor de las parejas que lideran empresas y en los tres pilares psicológicos que sostienen el equipo, este segundo capítulo entra de lleno en la ingeniería diaria: cómo dividir responsabilidades sin dividir la pareja.

La idea sigue inspirada por el video de la Dra. Marian Rojas Estapé y la traducción práctica de sus principios al mundo de la empresa familiar; vimos claramente que, cuando las parejas cuentan con un mapa de roles y decisiones claro, baja la reactividad, sube la coordinación y vuelve la admiración en lo profesional y en lo afectivo. Además, retomamos los dolores más frecuentes que ustedes mismos nos comparten: confusión de roles, decisiones unilaterales, falta de reconocimiento y límites difusos entre trabajo y vida.

La arquitectura de roles es el antídoto operativo para gran parte de esos problemas y, por eso, este blog aporta plantillas, guías y casos recreados de nuestra experiencia de más de 30 años.

Por qué los roles son el corazón de las empresas familiares

Nuestra experiencia nos ha mostrado que la falta de diseño de roles es el origen oculto de gran parte de los conflictos operativos y emocionales en parejas socias. Cuando no está claro quién decide, quién ejecuta, quién debe ser consultado y a quién se debe informar, aparecen conductas que dañan tanto la productividad como el vínculo: duplicaciones, correcciones en público, silencios estratégicos, y decisiones tomadas “por impulso” que el otro vive como deslealtad. Con roles bien definidos, se reduce la sensación de injusticia, se evita pisarse procesos y se libera energía para crear en vez de corregir.

La meta de este blog es doble:

• Diseñar una matriz de roles y decisiones que honre las fortalezas de cada uno y que sea flexible a los ciclos del negocio.

• Instalar un acuerdo de toma de decisiones y un protocolo de escalamiento que eviten la contradicción pública y el desgaste emocional, en línea con el principio de “corregir en privado, reconocer en público” presentado en el Blog 1.

La matriz RACI[1] simplificada para parejas socias

Proponemos una versión práctica de RACI (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado), adaptada a parejas que lideran en conjunto:

1. Responsable (R): Quien ejecuta y coordina el proceso hasta su cierre.

2. Aprobador (A): Quien tiene la última palabra en ese tema concreto, cuidando que la decisión esté alineada con la estrategia.

3. Consultado (C): Quien aporta criterio antes de la decisión; la consulta es obligatoria y acotada en tiempo.

4. Informado (I): Quien recibe visibilidad o reporte para mantener la coherencia del equipo.

Cómo construirla:

• Paso 1: Listar las 10–15 decisiones más frecuentes del negocio (ventas clave, precios, contrataciones, inversiones, marketing, operaciones, finanzas, producto).

• Paso 2: Asignar para cada decisión R/A/C/I entre ustedes dos. Si hay equipo, incluir los roles críticos (por ejemplo, finanzas o jefes de área).

• Paso 3: Fijar reglas de consulta (plazos y formatos) y un estándar de “informado” (tablero o reporte semanal).

• Paso 4: Probar la matriz en una simulación de 3 decisiones reales de la semana y ajustar.

Sugerimos que el liderazgo (A) se turne según el tipo de decisión y ciclo del negocio: una persona puede liderar inversiones en un trimestre de expansión, y la otra liderar contrataciones cuando la cultura y el clima requieren mayor sensibilidad; esto reduce el “todo entre dos” y permite protagonismos situacionales sin pelear por poder.

Acuerdo de toma de decisiones: liderazgo principal + apoyo

Uno de los aprendizajes clave de la serie es que no todas las decisiones requieren la participación simétrica de ambos. El formato “liderazgo principal + apoyo” ordena la autoridad sin romper el pacto de socios:

• Decisiones estratégicas (por ejemplo, una inversión relevante): Liderazgo principal definido por competencia y contexto, apoyo del otro con consulta obligatoria, y, si hay desacuerdo en plazos críticos, escalamiento a un tercero acordado (mentor, consejero, o asesor) bajo un protocolo claro.

• Decisiones tácticas (por ejemplo, precios o campañas puntuales): Liderazgo principal en el área (marketing u operaciones), con consulta breve al otro para asegurar coherencia de mensaje ante el equipo, y reporte al cierre.

  
  

• Decisiones urgentes (por ejemplo, una crisis con cliente): Liderazgo principal por proximidad operativa; el otro pasa a “informado” y evita corregir en público. Al cierre, se realiza una “revisión sin culpa”: qué se hizo, qué aprendimos y cómo mejorar el protocolo para la próxima.

Nuestra experiencia nos ha mostrado que, cuando una pareja adopta este acuerdo y lo documenta, disminuye el número de decisiones tomadas sin consulta y baja la tentación de corregir al otro frente al equipo. El resultado se nota en la atmósfera: menos prevención y más foco en resultados.

Protocolo de escalamiento que evita la contradicción en público

El escalamiento es el “airbag” del desacuerdo. No se usa a diario, pero cuando aparece un conflicto no resuelto, impide que se convierta en espectáculo frente al equipo:

• Umbral de escalamiento: Si en 24 horas no logran consenso sobre una decisión estratégica o hay impacto alto en caja, marca o personas, se activa el protocolo.

• Ruta: 1) Pausa de 20 minutos; 2) reunión breve con datos (máximo 30 minutos) bajo reglas de respeto; 3) si persiste la diferencia, consulta a la persona de referencia externa preacordada.

• Regla de comunicación: No se contradicen en público. Ante el equipo, se comunica “tenemos dos opciones; estamos en revisión y avisamos decisión en X horas”. Se protege la imagen de liderazgo compartido y se evita humillar al otro con correcciones ante terceros.

Caso recreado: Ana y Carlos, de solapamientos a claridad operativa

En el Blog 1 conocimos a Ana (marketing) y Carlos (operaciones). Sufrían duplicaciones, decisiones tardías y discusiones frente al equipo. Este mes trabajaron la matriz RACI y el acuerdo de decisiones. El cambio fue notable: Ana quedó como “A” en branding y campañas; Carlos como “A” en logística y calidad de servicio. Las contrataciones pasaron a un esquema mixto: “A” rotativo según área, con consulta obligatoria y reporte final. Nuestra experiencia nos ha mostrado que, cuando las decisiones de alto impacto se mapean con este nivel de concreción, los equipos reciben mensajes coherentes, disminuyen las contradicciones y se acelera el cierre de temas críticos.

En la segunda semana, activaron el protocolo de escalamiento por una disputa de precios. Carlos priorizaba volumen; Ana, margen y posicionamiento. En 24 horas, aplicaron la pausa, revisaron datos, y, ante la persistencia de la diferencia, consultaron a su asesor externo. Definieron un precio objetivo con bandas y un mecanismo de revisión quincenal. El equipo percibió cohesión, no pelea. A la par, sostuvieron el ritual de “corregir en privado, reconocer en público”: al cierre del día, cada uno validaba un aporte del otro ante el equipo; la atmósfera se volvió más segura y creativa en menos de dos semanas.

Cómo presentar tu matriz al equipo sin perder autoridad

La comunicación al equipo debe ser breve, clara y respaldada por hechos:

• Mensaje: “Para ganar velocidad y coherencia, definimos esta arquitectura de roles y decisiones. Así cuidamos el negocio y nuestra relación. Si te afecta de forma directa, verás tus responsabilidades específicas en tu tablero y quién aprueba cada tema.”

• Ejemplo: Mostrar 3 decisiones concretas con R/A/C/I asignados.

• Regla de interacción: Las dudas sobre autoridad se plantean en privado; los desacuerdos entre socios no se debaten en reuniones abiertas .

Nuestra experiencia nos ha mostrado que este tipo de presentación reduce “política interna”, mejora la responsabilidad individual y refuerza la confianza del equipo en la pareja líder.

Métricas esenciales para los próximos 30 días

• Tiempo promedio de decisión por tipo (estratégica, táctica, urgente).

• Porcentaje de decisiones tomadas sin consulta (meta: descenso sostenido).

• Número de correcciones en público registradas (meta: cero).

• Reconocimientos explícitos por semana entre socios (meta: mínimo 3).

• Eventos de escalamiento y resolución en plazo (meta: resolución en 48 horas).

Nuestra experiencia nos ha mostrado que, con estas métricas visibles, se acelera la madurez operativa y se protege el vínculo, porque ambos ven progreso objetivo y saben dónde ajustar.

Dos movimientos de alto impacto para empezar hoy

• Mapa de decisiones de 60 minutos: Listar 10–15 decisiones frecuentes, asignar R/A/C/I, definir reglas de consulta de 24–72 horas y un formato de reporte al cierre. Cierren con un “gracias por…” específico a la contribución del otro, conectando con el pilar de reconocimiento.

• Reunión de protocolo de escalamiento: Acordar umbral, ruta de 3 pasos y reglas de comunicación ante el equipo. Documentar y ponerlo en práctica en la próxima disputa relevante. Al final del día, reconocer en público una fortaleza del otro aplicada en la discusión.

Preguntas de autoevaluación para afinar tu diseño

• ¿Qué decisiones de la semana pasada se tomaron sin consulta? ¿Qué impacto tuvo y cómo se previene con el formato liderazgo principal + apoyo?

• ¿En qué temas necesitas protagonismo por competencia y en cuáles conviene ceder liderazgo al otro? ¿Qué datos sustentan esa elección?

• ¿Qué reglas de consulta (tiempo, canal, formato) reducen malentendidos sin generar burocracia?

• ¿Cómo asegurar que las correcciones se hagan en privado y los reconocimientos en público de manera sistemática?

Beneficios esperados si implementas esta arquitectura

Con una matriz de roles, un acuerdo de decisiones y un protocolo de escalamiento, nuestra experiencia nos ha mostrado patrones consistentes: disminuye la sensación de injusticia, aumenta la productividad, mejoran las reuniones por coherencia de mensaje, vuelve la admiración por los rituales de reconocimiento, y se fortalecen los límites entre trabajo y vida con acuerdos claros.

Avance de la serie

En el próximo blog trabajaremos “El arte del reconocimiento profesional: admiración que impulsa resultados”. Conectarás el reconocimiento con la productividad y aprenderás a instalar rituales semanales que consolidan el respeto y el compromiso, complementando lo que ya comenzó con tu arquitectura de roles.

Para resumir: Dividir responsabilidades sin dividir la pareja es un diseño, no un acto de fe. Requiere claridad, reglas, rituales y métricas. Lo difícil no es entender la matriz RACI o el acuerdo de decisiones, lo desafiante es convertirlos en hábito bajo presión. Para eso está esta serie: para acompañarte, con estructura y comunidad, a transformar conceptos en prácticas que cuidan

[1] La matriz RACI se consolidó como parte de las matrices de asignación de responsabilidades (RAM) en la literatura de gestión de proyectos desde las décadas de 1970–1980.